0rganisation eines Motorsporttreffen


"Sag‘ mal, wie habt Ihr das eigentlich gemacht ?" Wer schon einmal eine Motorsportveranstaltung ausgerichtet hat, hat diese Frage bestimmt schon oft gestellt bekommen. Um hier einmal allen etwas definitives an die Hand geben zu können, wurden hier die Erfahrungen der GTI-Treffen in Mönchengladbach 1995, Bochum 1999 und Düren 1999 zusammengetragen. Das Material was dabei zusammen gekommen ist, ist ein riesiger Berg an Informationen, den wir handliche Häppchen zerlegt haben. 
Er gliedert sich in 6 Teile :

 

Amtliches
praktische Tipps
Werbung & Sponsoring
Checkliste für den Tag-X
Musterschreiben an Sponsoren
Clubspiele
Vorplanung
Pokale
Show'n Shine & Sound Off
Teilnahmebedingungen
Bewertungsbogen Sound Off
Startnummer

 



Amtliches


Bei den Besprechungen zu diesem Artikel zeigte sich sehr deutlich, dass es riesige Unterschiede zwischen den Ämtern und Auflagen gab. Das Treffen in Düren wurde sehr wohlwollend gefördert, dagegen das in Bochum massiv behindert. In Düren half das Ordnungsamt fleißig mit Rat und Tat beim Ausfüllen der wenigen nötigen Anträge. In Bochum füllten die Anträge, Belege und Genehmigungen am Ende einen dicken Ordner, bei null Hilfe und viel Ablehnung gab es sogar 6 Wochen nach dem Treffen noch eine saftige (ungerechtfertigte) Ordnungsstrafe. Im Durchschnitt sind die Ämter aber recht hilfsbereit und wenn der Kontakt einmal hergestellt ist bekommt Ihr alle notwendigen Informationen von dort.

Für diesen Abschnitt, der sich mit den Anträgen und Auflagen beschäftigt, haben wir zum Großteil die strengen Auflagen von Bochum aufgeführt, ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder absolute Richtigkeit für alle anderen Veranstaltungen. Es ist gut möglich das Ihr einige der Auflagen bei Euch nicht gestellt bekommt oder manche Genehmigung nicht braucht. Wie gesagt, da gibt es zwischen jeder Stadt Unterschiede.

Es ist schwer zu sagen, was der wichtigere erste Schritt ist, den Platz festmachen oder das Datum festzusetzen. Fakt ist das man beides so früh wie möglich machen sollte, am besten etwa 1 Jahr vor dem angepeilten Termin. Sind Platz und Datum dann dingfest gemacht, könnt Ihr Euch auf den Weg zum Amt für öffentliche Ordnung machten.

Dorthin solltet Ihr beim ersten Besuch den Sympathischsten und Redegewandtesten von Euch schicken, denn auf den meisten Ordnungsämter hat man von Motorsportveranstaltungen nur vage, klischeehafte "MANTA, MANTA"-Vorstellungen. Am besten ist, es wenn er vorher kurz telefonisch den Ansprechpartner feststellt und mit Ihm einen Termin vereinbart. Ein ordentliches, schriftliches Konzept oder Programmheft stellt dann vor Ort einen hilfreichen "Türöffner" dar.

Beim Ordnungssamt kennt man natürlich kein GTI-Treffen o.ä., sondern dort nennt sich so eine Veranstaltung: Spezialmarkt. Dementsprechend macht Ihr zunächst eine schriftliche Ankündigung zur Festsetzung eines Spezialmarktes mit Marktfestsetzung.

Zu einem Spezialmarkt benötigt Ihr nach Amtsdefinition einen Veranstalter und einen Organisator, sowie mindestens 12 Aussteller. Der Veranstalter ist der e.V. und der Organisator eine Person aus Euerem Club. Dieser ist auch nachher der dauerhafte Ansprechpartner und die unter Umständen rechtlich zu belangende Person. Die 12 Aussteller sind mit Adresse und Ansprechpartner zu benennen. Ihr müsst die Aussteller zwar nicht direkt beim 1.Amtsbesuch zusammen haben, aber auch nicht erst 1 Woche vor der Veranstaltung. Wann genau müsst Ihr mit Euerem Ordnungsamt klären.
Als nächstes wird man von Euch wissen wollen wie viele Teilnehmer Ihr erwartet. Hier solltet Ihr auf jeden Fall nicht zu optimistisch schätzen, denn von der Teilnehmerzahl hängen sehr viele Auflagen ab, wie z.B. die Anzahl der zu stellenden Toiletten.
Danach folgt häufig die Frage nach einem Plan oder Grundriss des Veranstaltungsgeländes, auf dem die Parkplätze, Stellflächen, Verkaufsstände, Toiletten und Fluchtwege eingezeichnet sind. Dieser wird vom Ordnungsamt benötigt um verschieden Auflagen festzulegen, wie z.B.: Absperrauflagen und Reihenbreiten (wegen evtl. benötigter Rettungsfahrzeuge).

Wenn alle geforderten Papiere vorliegen wird die Genehmigung für den Spezialmarkt gegen eine Gebühr ausgestellt, diese betrug in Bochum und Düren 750.-DM. In der Genehmigung werden Euch dann die gestellten Auflagen mitgeteilt.

Tipp zu den 12 geforderten Ausstellern: Sehr oft sagen Aussteller zwar zunächst zu und fordern dann auch noch von Euch die Einzigen ihrer Art auf der Veranstaltung zu sein, erscheinen dann dort aber nicht. Um Euere Veranstaltung dadurch nicht zu gefährden (Ihr haltet ja nun nicht mehr die Auflagen ein) und Euere Finanzplanung nicht über den Haufen zu werfen, solltet Ihr mit den Ausstellern im Vorfeld einen Vertrag abschließen. Damit könnt Ihr im Falle einer Kontrolle beweisen, dass Ihr 12 Aussteller organisiert hattet und der Aussteller muss seine Standgebühr zahlen, ob er kommt oder nicht.

Doch für eine funktionierende Veranstaltung benötigt Ihr von folgenden Ämtern noch einige Genehmigungen :

Amt für öffentliche Ordnung: Erlaubnis zum Betrieb eines Bierwagens : 25.-DM
Schankerlaubnis für alkoholisch und nichtalkoholische. Getränke : 25.-DM

Gesundheitsamt: Gesundheitszeugnis, für mindestens eine Person die mit Lebensmittel in Berührung kommt : 80.-DM / pro Person

Amt für Umwelt und Naturschutz: Genehmigung für die Aufführung von Musik, zu welchen Zeiten und wie laut : 25.-DM

Rathaus: Gewerbezentralregisterauskunft über den Club wenn der Veranstalter ein e.V. ist und über den Organisator.

Finanzamt: Auskunft in Steuersachen vom Verein und vom Organisator, kostenlos.

Vom Gesundheitsamt bekommt Ihr ggf. die Auflage, dass nur fertige Speisen erwärmt werden dürfen und keine Speisen zubereitet werden dürfen. Das heißt dann, Würstchen grillen ist ok, Schnitzel aber nicht, manchmal wird auch fließendes Wasser zum Händewaschen gefordert.

Unter Umständen kann auch noch das Umweltamt von Euch verlangen, dass Ihr kein Kunststoff-Einweggeschirr benutzt.

Bei Veranstaltungen bei denen Musik aufgeführt wird ist eine Anmeldung bei der GEMA erforderlich. Um den Aufwand der Abrechnung so klein wie möglich zu halten, sollte man nur gekaufte CD’s abspielen und dies auch bei der Anmeldung angeben. Bei der Anmeldung sollte man ebenfalls die Teilnehmerzahl und die Größe des Veranstaltungsgeländes zu optimistisch schätzen, da sie die Basis zur Berechnung der zu zahlenden GEMA-Gebühr ist.
Die GEMA findet ihr über diesem Link

Ämter währen keine Ämter, wenn sie keine Kontrollen durchführen würden. So müsst Ihr also darauf vorbereitet sein, dass alle gestellten Auflagen am Tage der Veranstaltung überprüft werden und das zum Teil mit äußerster Pingeligkeit, so wie z.B. in Bochum geschehen.

Achtet daher auch darauf, dass auf dem Veranstaltungsgelände der Name des Veranstalters aushängt und das alle Aussteller ebenfalls ihren Firmennamen erkennbar an den Ständen tragen.
Meistens wird das Betriebsbuch der Zapfanlage kontrolliert, welches lückenlos die Reinigung und Wartung der Zapfanlage nachweisen muss. Das muss Euch der Vermieter auf jeden Fall mitgeben !
Auch müsst Ihr mindestens 1 alkoholfreies Getränk haben müsst das billiger als alkoholische Getränke ist.

Zu der Frage wie ein eventueller Gewinn der Veranstaltung zu versteuern ist können wir Euch leider nichts sagen, da bei keiner der Veranstaltungen ein Gewinn angefallen ist. Diese Veranstaltungen waren nur auf Kostendeckung und nicht auf Gewinn ausgelegt. Dies hatte 3 wesentliche Gründe:

Wollte man mit den Teilnehmern Spaß haben und nicht deren Geld
Machte dies‘ die Anmeldung bei den Ämtern einfacher
Konnte man damit der unklaren Abwicklung mit dem Finanzamt aus dem Wege gehen

Wir gehen davon aus, dass sich dies bei Euch auch so verhält und die nachweisbaren Ausgaben für Euere Veranstaltung sich mit den Einnahmen fast deckungsgleich aufheben (Quittungen sammeln, soviel Ihr könnt). Falls nicht möchten wir Euch bitten, uns Euere Erfahrungen mitzuteilen, damit wir sie allen zugänglich machen können.

 



Werbung & Sponsoring


Sobald der Termin und der Veranstaltungsort genehmigt ist, sollte man die Veranstaltung publik machen (Scenenzeitschriften) und ein Programmheft erstellen. Solch ein Programmheft ist SEHR wichtig ! Darin stellt man seinen Club, sein Konzept und seine Programmgestaltung für die Veranstaltung vor. Ein solches Programmheft weist Euch als ernstzunehmenden Veranstalter aus und öffnet so manche Türe. Mit dem Programmheft geht es nun auf Sponsorensuche. Auch hier zahlt sich wieder frühe Planung aus, denn wenn in der Hochsaison viele Clubs beim gleichen Laden anklopfen sind die Chancen auf Sponsoring Eueres, vielleicht noch unbekannten, Clubs entsprechend kleiner.

Bei der Sponsorensuche sollte man zum sich zuerst einmal darüber im klaren sein, dass man kein Bittsteller ist, sondern allen die mit Motorsport zu tun haben einen direkten Kontakt zum genau gewünschten Zielpublikum vermittelt. Zum Zweiten sollte man sehr kreativ sein und sich bei dem Begriff Sponsoren nicht nur auf VW-Händler, Tuner, Zubehörlieferanten und Scenenzeitschriften verbeißen. Auch Brauereien, CocaCola, Banken, Radiostationen, Autovermietungen, Mobilfunkläden und Fastfood Restaurants sind z.B. potentielle Sponsoren. Sponsoring muss dabei auch nicht zwingend Geld bedeuten, sondern kann durchaus auch mit Gegenständen für die Tombola oder in Form der Kostenübernahme für einen Pokal erfolgen. Auch hier sollte man kreativ und für alles offen sein.

Ebenfalls mit dem Programmheft geht es daran Aussteller für Euer Treffen zu gewinnen. Die ganz Großen der Branche wie z.B. D&W, MHW, Rieger oder Bonrath sind aufgrund ihrer vollen Terminkalender nur schwer auf eine Veranstaltung zu lotsen, können Euch aber sicher einen gut sortierten Partner in Euerer Nähe benennen, den Ihr dann für Euch gewinnen müsst. Car-HiFi Händler, Airbrusher, Felgenveredeler und Scenenkleidungshändler sollten auch auf keinem Treffen fehlen. Deren Adressen sammelt man daher am besten schon lange im Voraus auf besuchten Veranstaltungen. Der ADAC mit seinen mobilen Prüfständen währe auch ein interessanter Aussteller, den man neben Carglashändlern und Mobilfunkfirmen (Handyzubehör & Alarmanlagen) ansprechen sollte. Auch hier gilt wieder: so früh wie möglich ins Gespräch kommen.

 

         Über diesen Link könnt ihr ein Musterschreiben an evtl. Aussteller abrufen.
 

Wenn der grobe Rahmen an Ausstellern und Sponsoren abgesteckt ist, geht es daran eine Einladung für die Clubs zu erstellen. Darin sollte eine realistische Aufzählung der Aussteller und Programmpunkte, eine kurze Anfahrtsbeschreibung und evtl. ein Hotelverzeichnis oder die Tel. N° des Fremdenverkehrsamtes enthalten sein. Sinnvoll ist es auch, hier oder spätestens im Programmheft auf der Veranstaltung, die Teilnahmebedingungen zu unterbreiten, in denen Ihr auf die Einhaltung der Stvzo und einen Haftungsverzicht Euch gegenüber hinweist. Wenn Ihr den Gewinn der Veranstaltung oder eine Spende an eine wohltätige Einrichtung spenden wollt, solltet Ihr auch darauf hier hinweisen, dass macht sich immer gut.

Diese Einladung gilt es nun an alle bekannten Clubs und natürlich auch an die Scenenzeitschriften zu versenden. Die lokale Radiostation und die lokale Presse solltet Ihr ebenfalls informieren, den gute Publicity vor Ort könnt Ihr ja immer gebrauchen und sei es nur um anschließend mit den gesammelten Berichten bei der nächsten Veranstaltung leichter Sponsoren zu finden ...

 



Vorplanung


In die Vorplanung der Veranstaltung sollte man neben vielen anderen Dingen auch folgende Punkte mit einbeziehen:

Toiletten sind zwar ein gewichtiger Kostenfaktor, aber gerade für die weiblichen Gäste ein bedeutender Punkt das nächste Euerer Treffen zu besuchen oder fernzubleiben. Wenn die Mädels‘ sich weigern zu Euch zu kommen, bleiben sicherlich auch einige Fahrer zuhause. Man sollte also gerade bei den Toiletten nicht sparen und für gepflegte und saubere Kabinen sorgen und diese auch während der Veranstaltung mehrmals reinigen lassen.

Um die Kinder der Gäste nicht zu quengelnden Störenfrieden zu machen, sollte man für eine Spielmöglichkeit z.B. in Form eins Tischkickers, einer Carrerabahn oder einer Hüpfburg sorgen. Hüpfburgen bekommt man oft kostenlos von der Sparkasse oder McDonalds, wenn man sich mindestens ½ Jahr vorher dafür anmeldet.

Ebenso kostenlos oder für ganz kleines Geld bekommt man auch von CocaCola ein Banner mit Eventaufdruck um dies über die Straße zuspannen, aber auch hier muss man sich rechtzeitig darum bemühen.

Auch noch kostenlos ist ein mobiler Zigarettenautomat, den die Tabaklieferanten z.B. auf Jahrmärkten aufstelle. Für diesen Service werden Euch alle Raucher dankbar sein und Ihr könnt vielleicht vom Tabaklieferanten noch einen Tombolapreis erhandeln.

Da die Veranstaltungen in der Regel ja am Wochenende stattfinden, sollte man auf jeden Fall in der Planung sicherstellen, dass man an die Bezugsquellen von Strom und Wasser heran kommt. In Düren war dies z.B. nicht der Fall und als im Gebäude des stromspendenden Baumarktes die Sicherung infolge einer Überlastung rausflog, war das Golf-Treffen für über 1.Stunde ohne Strom (...keine Musik, keine Durchsagen, keine Pommes Frites, etc...).

Bezahlt machen sich auf jeden Fall Handfunkgeräte. Die kann man entweder für ca. 30.-DM/Stk. im Fachhandel leihen (Händler findet Ihr in den gelben Seiten unter Betriebsfunk) oder man kauft sich ein paar der neuen Gebühren- und Anmeldungsfreie Geräte (am besten nach dem neuen PMR446 Standard). Die Geräte neuester Bauart haben bis zu 5Km Reichweite und werden bestimmt auch auf den nächsten Clubtouren hilfreich sein. Sie kosten ab 180.-DM das Paar, was zunächst viel erscheint. Wenn man aber bedenkt, dass die Handykosten allein 1.Person des Dürener GTI-Clubs am Tage der Veranstaltung 60.-DM betragen haben, amortisieren sich diese Geräte schnell.

Sehr ärgerlich für die anreisenden Clubs ist auch fehlende oder winzige Beschilderung auf dem Anfahrtsweg. Mit Filzstift bemalte Pappteller oder kleine bunte Pappfeile die mal links, mal rechts neben der Straße in wechselnden Farben auftauchen, dienen höchstens der Verärgerung der Gäste. Eine deutliche und einheitliche Anfahrtsbeschilderung ab der Autobahn währe erstrebenswert.

 

Für den Ablauf der Veranstaltung gibt es einige Tagespunkte, deren Ausführung man für sich abwägen muss :

grillt man selber oder stellt man einen Imbisswagen auf ?

schenkt man selbst die Getränke aus oder beauftragt man einen Gastronomen ?

sorgt man selber für Musik und die Beschallung für Durchsagen oder ordert eine Musikservice ?

richtet man einen Sound-Off aus und wenn ja, bewertet man selber oder beauftragt eine Fachfirma ?

Überträgt man Speisen und Getränke an Gastronomen und lässt sich eine feste Standgebühr zahlen (z.B. 500.- DM für die Pommesbude, wie beim Treffen in Düren), hat man mit dem großen Wagnis der zu planenden Speise-/Getränkemenge nichts am Hut, steht sich jedoch evtl. finanzielle schlechter. Hier gibt es noch weitere Pro und Contra, doch bei der Beschallung und dem fachgerechten Sound-Off überwiegen ganz klar die Vorteile dies an Fachfirmen zu übertragen. Bei der Beschallung stellt einfach die Fläche ein zu großes Problem dar, als das man es mit Stereobausteinen von Zuhause lösen könnte. Es nützt nichts, wenn es vor der Bühne irre laut ist und ab der 4 Fahrzeugreihe nichts mehr von den Durchsagen ankommt. Eine ordentliche Bühne ist übrigens sehr sinnvoll und kann ab ca. 500.- DM im Partybedarf geliehen werden.

Mit dem Sound-Off verhält es sich ähnlich. Einbaubegutachtung und das private Klangempfinden der Bewerter stellen in den meisten Fällen keine unangefochtenen Entscheidungskriterien dar. Eine Fachfirma mit Ihren Testgeräten kann da ein deutlich objektiveres und sichereres Urteil abgeben. Qualifizierte Händler in Euerer Umgebung, die eine Sound-Off Messung ausrichten können, könnt Ihr bei den namhaften Hersteller von CarHiFi erfragen

 



Show'n Shine & Sound Off


Wenn Ihr den Sound-Off selbst ausrichten wollt, solltet Ihr folgenden zwei Wertungsklassen einrichten: 1. Für die beste Anlage insgesamt (Einbau / Klang/dB) und 2. für den höchsten gemessenen dB-Wert.

Bei der Bewertung der besten Anlage sollte nach den Regeln der GASCAR (Ausrichter der Nationalen Sound-Off Meisterschaften) in 3. Kategorien unterteilt werden: 0-600 Watt / über 600 Watt (offene Klasse)

Alles was Bewertet werden soll muss fest eingebaut sein

Die Sicherheit des Einbaus sollte in die Beurteilung einfließen, z.B. Kabelverlegung = keine runter hängende Strippen (Fußfallen), gut gesicherte Heckablage (keine "Rakete" bei Vollbremsungen) etc.

Für die Bewertung sollte immer die gleiche Test-CD verwenden, z.B eine Test CD von GASCAR (Ausrichter der Nationalen Sound-Off Meisterschaften)

Auch sollte man bei der Erstellung der Bewertungskriterien den Zeitaufwand für die Bewertung berücksichtigen. Bei einem reinen Dezibeltest kann man ca. 12 Fahrzeuge pro Stunde bewerten. Bei einem allumfassenden vollen Bewertungsprogramm nur 4 Stück pro Stunde.

 

    Über diesen Link könnt ihr die Sound-Off Ausschreibung und den Bewertungsbogen des Golf-GTI Club Rurtal e.V. abrufen.

 

Bei den Fahrzeugbewertung des Show'n Shine solltet Ihr sicherstellen, dass es fair zugeht und kein Beliebtheitswettbewerb stattfindet. Nach Möglichkeit solltet Ihr mindestens zwei Bewertungsklassen einrichten, nämlich : 1.Alltagsautos  und  2.Showcars besser sind noch zwei zusätzliche Kategorien für noch Beauty Cars und Girls Cars. Die einzelnen  Bewertungsklassen solltet ihr dann im Programmheft klar definieren. Das erspart euch endloses wiederholen und viel Ärger...

Erläuterung der einzelnen Kategorien:

Show'n Shine Cars sind Fahrzeuge, die nur für Ausstellungen oder Treffen gebaut wurden. Oftmals werden diese Fahrzeuge nur mit Anhängern fortbewegt, weil es bauliche Veränderungen gibt, die kein TÜV eintragen würde oder sie sich aus eigener Kraft nicht im normalen Straßenverkehr fortbewegen könnten. Zu den in dieser Kategorie üblichen Veränderungen zählen unter anderem : Lowrider, verchromte Achsen, vergoldete Bauteile.

Beauty Cars sind Fahrzeuge, die hauptsächlich für Treffen gebaut wurden, aber auch im Alltagsbetrieb eingesetzt werden. Alle Ein- und Umbauten sind hier eingetragen. Bei diesen Fahrzeugen sind Spuren der täglichen Nutzung zu finden.

Alltagsautos sind die Fahrzeuge, die im täglichen Gebrauch genutzt werden müssen, jedoch ebenfalls einige Änderungen (eben nichts extremes) haben.

Girls Cars sind die Fahrzeuge, die nur von Frauen umgebaut wurden. Die Fahrzeugführerin muss im Fahrzeugschein als Besitzerin eingetragen sein. 

 

Für die Nennung zur Fahrzeugbewertung solltet Ihr ein ganz klares zeitliches Limit setzen und dann aber auch sicherstellen, dass alle angenommenen Fahrzeuge bewertet werden. Um dies zu gewährleisten gibt es zwei einfache, aber unpopuläre Möglichkeiten:

Fahrzeugbewertungsgassen in denen alle teilnehmenden Fahrzeuge auffahren müssen. Dort kann man dann in Ruhe die einzelnen Wagen begutachten. Der Nachteil hierbei ist eine ständige Fahrzeugbewegung auf dem Veranstaltungsgelände.
Ein separater Platz für die Fahrzeugbewertung auf den sich die Bewerber für die Dauer des Wettkampfes stellen müssen ist da schon besser, hat aber den Nachteil das die Clubs zerrissen werden. Dafür hat man aber auch die abschließende Detailbewertung leichter, wenn es darum geht die letzten Feinheiten zwischen 2 fast gleichguten Fahrzeugen zu ermitteln.

Hilfreich wird Euch dabei ein einheitlicher Bewertungsbogen mit einem festen Punktesystem, sowie eine deutliche Show n‘ Shine und Sound-Off Kennzeichnung auf einer großen Startnummer. Die Startnummer und der Bewertungsbogen für das Show'n Shine kann z.B. wie der unten abgebildete aus Mönchengladbach aussehen.
Da 6 Augen mehr sehen als 2 ist es empfehlenswert ein Bewerterteam zu mischen, dass z.B. so aussehen könnte: 1 Person die aus dem Kfz-Gewerbe kommt, 1 Fremdfabrikatfahrer (z.B. aus einem befreundeter OPEL-Club) und 1 Person die beim Thema Motorsport völlig unbeleckt ist.

 

  VW-Club Musterstadt e.V.  -  1. Int. VW-Treffen August 2000
 
 

X

Show'n Shine

 - Startnummer -

100

    Beauty-Cars
    Alltagsfahrzeuge
    Girls-Car
 

X

Sound-Off
      Kennzeichen :          BB-XX 888

 

Startnummer :

Kennzeichen :

Bewehrter / Uhrzeit :



Punkte

1 2 3 4 5 6 7

Innenraum

Leder / Stoff

           

Lenkrad

         

Sitze / Gurte

         

Teppiche

         


Eigenbau
( z.B. Armaturen, Verkleidungen etc. )

 

 

 

 

 

 

 

Kofferraum Umbau ?
( selbst oder mit Kaufteilen)
             
Passgenauigkeit des Umbau            
Teppich/Leder / Stoff - Sauberkeit ?          
Airbrush          
Warndreieck, V.kasten, Reserverad          

Motorraum

Ordnung , Sauberkeit            
Chrom          

Motorlack

         

Airbrush

         

Geänderter Motor
( nicht Serie )

         

Eigenbau
( z.B. Verblendungen, Streben etc. )

 

 

 

 

 

 

 

Karosserie

Airbrush

           

Fahrwerk

         

Karosserieveränderungen
( z.B. Heckklappe, Spoiler etc. )

         
Designänderungen mit Kaufmaterial
(z.B. Lampen, Spiegel, Wischer etc. )
         

Eigenbau
(z.B. Türgriffen etc.)

 

 

 

 

 

 

 

Felgen Serie oder geändert            
Zustand          
Bereifung
(alle 4 gleich ? Profiltiefe)
         
Lackierung Serie oder geändert ?              
Zustand (OHNE Steinschläge !)            
Cabrioverdeck Kunststoff, Stoff, Leder            
  Zustand          
  Persaening (Ja / Nein)    
Fahrzeugharmonie gesamt              
Gesamtpunkte  

 



praktische Tipps

 

Am Veranstaltungstag selber wird der Infostand der belebteste Posten auf dem Gelände sein und um dort die Arbeit etwas zu erleichtern, sollten dort das Programm und die Preisliste für Speisen und Getränke gut sichtbar aushängen. Eine weitere Arbeitserleichterung ist es, wenn dort fertige Anmeldelisten ausliegen für:

Den größten Club
Die weiteste Anfahrt
Anmeldung zu den Clubspielen

Falls die Toiletten nicht weithin sichtbar sind, empfiehlt es sich Wegweiser dorthin aufzustellen, um damit der ständig gleichen Frage an der Info vorzubeugen.

Für die Abrechnung von Speisen und Getränken haben sich Wertmarken bewährt, da dann nur an 1. Stelle Wechselgeld vorhanden sein muss. Auch hat es den Vorteil, dass meistens mehr Wertmarken gekauft als benötigt und eingelöst werden. Dies bedeutet einen Reingewinn für Euere Kasse. Wertmarken bekommt Ihr in diversen Farben und Ausführungen im Partybedarf, sie müssen anschließend nur noch von Euch eindeutig gekennzeichnet werden (z.B. Clubstempel).

Je nach dem wie viele Gäste zu Euch finden, können sehr schnell große Bargeldbeträge zusammen kommen. Zu Euerer eigenen Sicherheit solltet Ihr wenn die Möglichkeit besteht sich eine Geldbombe zu leihen das tun und zwischenzeitlich einen Teil der Einnahmen zur Bank bringen.

Bei der Tombola ist es nicht ratsam verschiedene Losfarben zu verwenden, da dies zu Missverständnissen bei der Gewinnziehung und damit zu ungewolltem Ärger führen kann (Ihr wisst ja, wenn es was umsonst gibt sind die meisten Leute wie die Tiere...) .

Noch vor der Veranstaltung sollte man auch an deren Ende denken und genügend Mülltüten aufhängen, um nachher sowenig Müll wie möglich vom Platz aufsammeln zu müssen. Schließlich ist man abends fertig genug, als dass man noch groß Lust auf "Müllpickjogging" hätte.

Wenn alle Aufgaben für den Veranstaltungsablauf besprochen sind, empfiehlt es sich zwei Kalender anzufertigen und im Club zu verteilen:

1. Die Zeitplanung für den Aufbau am Vortag und am Veranstaltungstag 
2. Die Aufgabenverteilung wer, wann, wo am Tag X eingeteilt ist

Damit kann man Ausreden und Diskussionen im Eifer des Gefechtes vermeiden. Anbei die Beispiele vom Treffen in Mönchengladbach:

 

AUFGABEN  -  Wann, was, wer

Freitag 29.09

Ab 18.°° Uhr

Platz Endreinigen

Marcus

Stände & Bierpavillon aufbauen

Volker & Stefan

Strom verlegen

Manfred & Dietmar

etc.

Kabeltrommeln und Mehrfachsteckdosen mitbringen

Samstag 30.09

9°° Uhr PÜNKTLICH !!!

Wegweiser aufhängen

Marcus

Musikanlage aufbauen

Uwe

Grill aufbauen und anfeuern

Ralf

etc.

 

ZEITEN  -  Wer, wann, wo

Zeit / Ort

Eingang

Einweiser,
Springer,

Bühne, Info,
Clubspiele

Getränkepavillon
Grill & Kuchen

11.00-13.00

Marcus

Ralf

Jürgen

Uwe

13.00-15.00

Uwe

Marcus

Ralf

Jürgen

15.00-17.00

Jürgen

Uwe

Marcus

Ralf

17.00-19.00

Ralf

Jürgen

Uwe

Marcus

 

Über diesen Link könnt ihr eine Checkliste abrufen, was am Veranstaltungstag alles vor Ort vorhanden sein sollte.

 



Clubspiele

 

Hier einige Vorschläge für bewährte Clubspielen :

Tauziehen: 5 Mann je Club, ein Seil mit roten Markierung in der Mitte. Wenn die rote Markierung den auf dem Boden aufgezeichneten Startstrich eines Clubs erreicht, ist das Spiel entschieden

Autoschieben: 4 Mann je Club, ein Auto. Ein Spieler lenkt, die 3 Anderen schieben das Auto über eine Strecke von z.B. 50 Metern. Hierbei wird die Zeit gestoppt.

Skilaufen: 3 Mann je Club, Skier aus Holzbrettern mit Fußschlaufen aus Rollladenband. Die Spieler müssen einen Parcours um gestellte Markierungen (z.B. Pylonen) laufen. Hierbei wird die Zeit gestoppt. ACHTUNG beim Bau der Skier : die Fußschlaufen müssen sehr sorgsam befestigt werden, denn sie müssen während des Spiels große Kräfte aushalten und reißen bei schwacher Ausführung gerne ab !

Bierkastenlauf: 5 Mann je Club, 5 leere Bierkisten. Die Spieler stehen in einer Reihe, jeder auf einer Bierkiste. Der Letzte in der Reihe muss nun seinen Bierkasten in die Hand nehmen und sich über die Bierkästen der Anderen nach vorne hangeln, seinen Kasten auf den Boden legen und sich daraufstellen. Der Boden darf dabei nicht berührt werden, für Bodenkontakt gibt es 10 Strafsekunden bei der Wertung. Das Spiel ist beendet wenn jeder Spieler einmal an den Anderen vorbeigehangelt ist. Die Gesamtzeit wird gestoppt.

Autoreifenlauf: 5 Mann je Club. Gleiches Spiel wie der Bierkastenlauf, nur mit Autoreifen.

Sackhüpfen: 5 Mann je Club, 11 leerer Postsack. Die Spieler müssen der Reihe nach mit dem Sack einen Parcours um gestellte Markierungen (z.B. Pylonen) laufen. Hierbei wird die Zeit gestoppt.

Schubkarrenlauf: 6-8 Mann je Club, eine Schubkarre. Die Spieler werden in 2‘er Gruppen aufgeteilt und an zwei Standorten ca. 30Meter voneinander entfernt aufgestellt. Der 1‘te Spieler sitzt in der Schubkarre, der 2‘te schiebt die Schubkarre vom Standort 1 zum Standort 2. Dort übernimmt die 2.Gruppe die Schubkarre usw. . Das Spiel ist beendet wenn jeder Gruppe einmal gefahren ist. Die Gesamtzeit wird gestoppt.

Kerzenschießen: 5 Mann je Club, 1 Wasserpistole, 5 brennende Kerzen. Die Kerzen müssen nacheinander von den einzelnen Spielern ausgelöscht werden. Die Gesamtzeit wird gestoppt

Autofüllspiel: 5 Mann je Club, 1 Auto, mehrere Hundert Luftballons. Die Spieler müssen in einer gestoppten Zeit möglichst viele Luftballons aufblasen und in das Auto legen. Die Ballons müssen im Auto liegen bleiben und dürfen nicht kaputt gehen. Die Anzahl wird gewertet.

Zündkerzen wechseln: 2 Mann je Club, 1 Zylinderkopf mit Zündkerzen, 1 Zündkerzenschlüssel. Der 1.Spieler muss die Zündkerzen nacheinander heraus drehen und der 2.Spieler nacheinander wieder hinein drehen. Die Gesamtzeit wird gestoppt.

Krawattenschnellbinden: 5 Mann je Club, 1 Krawatte. Jeder Spieler muss die Krawatte einmal am Hals gebunden und geschlossen haben, sie danach wieder öffnen und an den nächsten Spieler weitergeben. Die Gesamtzeit wird gestoppt.

Erbsen schlagen: 5 Mann je Club, 1 dünnes Wasserrohr mit zwei Füßen auf einem Holzbrett steil angebracht, 1 500gr. Hammer. Der Schiedsrichter lässt mit einem Mal 10 Erbsen in das obere Ende des Rohres hinein. Die unten heraus kommenden Erbsen müssen mit jeweils einem Schlag getroffen werden. Die getroffenen Erbsen werden gezählt.

Pfirsichessen: 5 Mann je Club, 1 Schüssel mit Wasser, 1 Palette Pfirsiche. Der Pfirsich wird in die mit Wasser gefüllte Schüssel gelegt und muss vom Spieler ohne Zuhilfenahme der Hände, nur mit dem Mund bis auf den Stein weggegessen werden. Die Gesamtzeit wird gestoppt.

Einparkspiel: 1 Mann je Club mit seinem Auto, 1 Karton mit ca. 60cm Höhe. Der Spieler muss rückwärts möglichst nah an den Karton heranfahren, welchen er im Rückspiegel nicht sehen kann. Er darf den Karton nicht berühren. Er hat 3 Versuche, wobei der Beste gewertet wird. Die Punktzahl wird ab 1 Meter gewertet und ist ab umgekehrt zu Entfernung: 100cm = 0 Punkte / 70cm = 30 Punkte / 50cm = 50 Punkte / 30cm = 70 Punkte / 1cm = 99 Punkte.

Meßlattenspiel: 1 Mann je Club mit seinem Auto, 2 Helfer mit jeweils einer "Meßlatte". Der Spieler muss aus ca. 15 Metern Entfernung die beiden Helfer anweisen mit den beiden Meßlatten so nah zusammen zu gehen, das er gerade noch mit seinem Fahrzeug dadurch passt. Er darf die Meßlatten nicht berühren. Er hat 3 Versuche, wobei der Beste gewertet wird. Die Punktzahl wird ab 50cm gewertet und ist ab umgekehrt zu Entfernung: 50cm = 00 Punkte / 30cm = 20 Punkte / 1cm = 49 Punkte.

Auch bei den Clubspielen kann man es sich leichter machen, wenn man bei der Vorplanung einen Bewertungsbogen erstellt, der so oder so ähnlich aussieht:

 

Club :

Clubspiel

Bewertung

Punkte

Tauziehen

Verliererclub = 0 Punkte

Siegerclub = 10 Punkte

 

"etc"

"etc"

 

Autoschieben

Zeit in Sekunden eintragen

 

Ges.punkte:

 



Pokale

 

Pokale werden meistens in folgenden Kategorie vergeben, wobei man bedenken muss, dass wenn die Fahrzeuge bei der Pokalvergabe vorgeführt werde, dies pro Fahrzeug ca. 2-3 Minuten dauert. Bei entsprechender Pokalmenge zieht sich dann die Pokalvergabe mächtig in die Länge.

Golf 1
Golf 2
Golf 3
Golf 4
Golf Cabrio 1+3+4
Caddy
Golf Variant
ältester Golf
Best of Show
Sound Off bis 300Watt
Sound Off ab 300Watt
Clubspiele
weiteste Anreise
größter Club
meisten Eintragungen
höchste KW-Zahl
1 Reservepokal ! SEHR WICHTIG !

 

 



Teilnahmebedingungen

 

Um Euch rechtlich wenigstens minimal gegen evtl. von "Schwachmaten" verursachte Schäden oder Belästigungen zu schützen, solltet Ihr im Programmheft etwa folgenden Text aufführen und auch den Teilnehmern unmittelbar mit dem betreten des Veranstaltungsgeländes aushändigen. Ideal währe natürlich, wenn Ihr die Teilnahmebedingungen von jedem Teilnehmer unterschrieben zurückerhaltet. Realisieren kann man dies z.B. durch das Nummerieren der Teilnahmebedingungen mit den Startnummern und die unterschrieben zurückgebrachten nehmen an einer Verlosung teil.

 

TEILNAHMEBEDINGUNGEN

Die Fahrer der angemeldeten Fahrzeuge müssen im Besitz einer gültigen Fahrerlaubnis sein.

Die teilnehmenden Fahrzeuge müssen den Vorschriften der StVZO (Straßenverkehrszulassungsordnung) entsprechen und ordnungsgemäß zugelassen sein. Fahrzeuge, welche nicht zugelassen sind, werden in der Fahrzeugprämierung nicht berücksichtigt.

Die Regeln der StVO (Straßenverkehrsordnung) sind im Bereich der gesamten Veranstaltung unbedingt einzuhalten.

Zur Teilnahme der Veranstaltung mit Fahrzeug berechtigt die Zahlung des Startgeldes. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Anmeldungen ohne Angaben von Gründen abzuweisen.

Die Teilnehmer (Fahrer, Beifahrer, Kfz-Eigentümer und -Halter) nehmen auf eigene Gefahr an der Veranstaltung teil.

Um ein ziviles und anständiges Fahrverhalten vor und auf dem Veranstaltungsgelände wird gebeten. Jegliche Verstöße gegen die Teilnahmebedingungen führen zum Ausschluss des Teilnehmers von der Veranstaltung. Sie tragen die alleinige Zivil- und strafrechtliche Verantwortung für alle von ihnen oder dem von benutzten Fahrzeugen verursachte Schäden.

Die Teilnehmer verzichten, für sich und Ihre Angehörige, durch Abgabe der Anmeldung, für jeden im Zusammenhang mit der Veranstaltung, eventuell erlittenen Unfall oder Schaden, auf das Recht des Vorgehens oder Rückgriffe gegen den Veranstalter und dessen Beauftragte, Helfer und andere Personen die mit der Durchführung der Veranstaltung in Verbindung stehen.

Der Veranstalter behält sich das Recht vor, alle durch höhere Gewalt, aus Sicherheitsgründen oder von den Behörden angeordneten Änderungen vorzunehmen, falls das durch außerordentliche Umstände bedingt ist, ohne irgendwelche Schadenersatzpflichten zu übernehmen.

Diese Vereinbarung wird mit Abgabe der Anmeldung an den Veranstalter allen Beteiligten gegenüber wirksam.